今までは原価発生の基本となる購入伝票、払出伝票、車両管理、日報などをリコー製のマイツールコンピューターに入力をして、その集計したものと請求書を経理ソフトに再入力して、初めて正確な原価速報が伝わるというシステムでした。つまり、同じ事項を原価管理集計に入れ、さらに経理ソフトに打ち込むという、二度手間で非能率的な集計事務でした。
2.方法
経理ソフトの機能である「伝票データー受入」を利用するために、まず伝票一行分の中身のファイルを作成します。それは経理ソフトの伝票記入時には現れない隠れた部分を含めて36項目あります。たくさんの項目のうち、通常伝票に入力する項目だけを、現場の担当者に入力してもらえれば良いのですが、常日頃慣れていた日報入力用の表から一転して横一列に並んだ36項目の長い表形式に変わり、各記入項目を画面上で探しながらの入力はコストダウンどころではなくなってしまいます。
そこで詳細は省きますが、エクセルの中の「リンク貼り付け」機能や、余分な伝票出力を防ぐために計算式で「ＩＦ関数」などをもちいて、エクセル上で普段使っている日報記入表を記入しながら、背後で別のシートに自動的に、伝票記入用36項目の中の必要項目にデーターが入力されるように仕組みました。
この仕掛けを入れた日報記入用エクセルシートを各部署に配布し、担当者はいつものように日報入力をして総務に日報データーを電子メールを利用して電話線経由で送ります。
総務は各部から送られてきた電子メールの日報データーをチェックし、エクセルから経理ソフト「大蔵大臣建設版」が読み込むことのできるアスキーファイルに変換して、「伝票データー受入」で伝票化します。
3.まとめ
今まで半日弱ほどかかっていた全社の二度手間が一気に解消され、試算すると一ヶ月に約２日の労務費コストダウンとなるはずです。
| [前ページへ] | [次ページへ] |